Ein Pressespiegel ist die Zusammenstellung von Berichten und Artikel über einen zuvor definierten Gegenstand, meist ein Unternehmen. Der Pressespiegel fasst die wichtigsten Meldungen in Form von Clippings zusammen und kann beispielsweile nach geografischen Kriterien oder der Art des Mediums zusammengestellt werden. Er gibt Aufschluss darüber, wie das Unternehmen in den Medien dargestellt wird.
Ein Pressespiegel ist eine Zusammenstellung von aktuell veröffentlichten Beiträgen zu einem definierten Thema. Ein Pressespiegel kann sich natürlich auch auf ein bestimmtes Unternehmen oder eine bestimmte Person beziehen. Vor allem Unternehmen nutzen einen Pressespiegel, um sich über die allgemeine Lage zu informieren und das Image des Unternehmens positiv beeinflussen zu können. Das schnelllebige Internet ermöglicht eine zeitnahe Berichterstattung, sodass das Managen von Themen und Ansichten ganz einfach optimiert werden kann. Auch Krisensituationen lassen sich mit einem Pressespiegel erfolgversprechender bewältigen.
Die Übersicht von aktuellen Artikeln aus verschiedenen Presseerzeugnissen nennt man Pressespiegel. Die verschiedenen Presseerzeugnisse können Zeitungen, Zeitschriften und auch Online-Veröffentlichungen sein. In Unternehmen, Behörden, Verbänden oder anderen Institutionen wird ein Pressespiegel regelmäßig erstellt, um die Mitarbeiter auf dem Laufenden zu halten. Der Pressespiegel umfasst jedoch nicht die kompletten Medienberichte. Grundsätzlich sammelt der Pressespiegel nur Medienberichte in Form von Clippings. Unter Clippings versteht man die Ausschnitte von Medienberichten. Der Pressespiegel kann in Papierform und natürlich auch digital erstellt werden.
Hauptsächlich Unternehmen nutzen einen Pressespiegel, weil er sehr aufschlussreich sein kann. Unternehmen wollen durch einen Pressespiegel erfahren, wie es um ihre Reputation, ihr Markenimage, ihre PR-Arbeit und ihre CSR-Bemühungen (Corporate Social Responsibility) steht. Anhand eines Pressespiegels lässt sich ableiten, wie dieses in der Presse präsent ist und wie sich die öffentliche Meinung in Bezug auf ein Unternehmen gestaltet. Pressespiegel können auch einen Einblick in Marktveränderungen, Trends und die Positionierung von Wettbewerbern geben.
Der analoge Pressespiegel besteht aus Papier und wird immer seltener. Der Pressespiegel aus Papier ist bei einigen Unternehmen dennoch sehr beliebt. Die Herstellung eines analogen Pressespiegels erfolgt in fünf Schritten. Zuerst erfolgt die Recherche in verschiedenen Printausgaben. Im Anschluss werden bestimmte Artikel ausgeschnitten oder kopiert. Danach werden die einzelnen Ausschnitte zu einem Pressespiegel-Dokument zusammengestellt. Das Pressespiegel-Dokument wird dann vervielfältigt und verbreitet.
Der digitale Pressespiegel besteht aus digitalen Inhalten, die natürlich auch digital gespeichert, verarbeitet und zur Verfügung gestellt werden. Die Artikel an sich stammen jedoch oft aus den klassischen Printausgaben und den zugehörigen Online-Artikeln von verschiedenen Presseerzeugnissen. Die Artikel aus den Print-Medien werden ausgeschnitten und durch Einscannen digitalisiert. Diesen Vorgang nennt man Eigendigitalisierung. Sollen ganze Ausgaben von Zeitungen digitalisiert werden, kann die Auswahl der wichtigen Artikel auch noch im Nachhinein erfolgen. Das Einscannen ist überflüssig, wenn die Inhalte aus Online-Quellen stammen. Die Artikel müssen lediglich entsprechend der vorgegebenen Kriterien ausgewertet werden. Im Anschluss können die ausgewählten Beiträge zu einem Dokument zusammengefügt werden und dem Leserkreis per E-Mail oder als Download zugeschickt werden. Diese Aufgaben können intern in einer Organisation oder durch einen externen Medienberater erledigt werden.
Wie man einen Pressespiegel erstellt, hängt davon ab, wofür man ihn benötigt und was man damit aussagen möchte. Datenquellen für Pressespiegel können unter anderem
können für die Erstellung eines Pressespiegels genutzt werden.
Natürlich gibt es bei der Erstellung auch geografische Einschränkungen. Sollen lokale Pressespiegel, nationale oder internationale Pressespiegel oder sogar globale Pressespiegel erstellt werden? Je nachdem, wie viele Presse Clippings es für den Pressespiegel zu bewältigen gibt, kann sich ein Tool zur Medienbeobachtung lohnen. Ein Tool zur Medienbeobachtung kann Zeit und Nerven sparen. Viele Tools bieten mittlerweile eine All-In-One-Lösung für die Erstellung eines digitalen Pressespiegels an. Auch kann die Nutzung einer Pressedatenbank sinnvoll sein, um einen digitalen Pressespiegel zu gestalten. In einer Pressedatenbank liegen bereits Artikel aus vielen Zeitungen, Zeitschriften, Online-Medien und Agenturen in digitaler Form vor. Alle Lizenzen können ganz einfach artikelgenau erworben werden. Das Scannen von ganzen Printausgaben bleibt einem Unternehmen hierdurch erspart.
Wichtig zu wissen ist: Alle verwendeten Artikel müssen lizenziert werden. Alle Rechte zur Vervielfältigung werden von den Rechteinhabern erworben. Der letzte Schritt ist natürlich auch bei der Vervielfältigung des analogen Pressespiegels zu berücksichtigen.
